บทความจากสารเนคเทค ปีที่ 5 ฉบับที่ 23 และ 24 2541
โดย ดร.ชนม์ชนก วีรวรรณ

          ปัญหาปี ค.ศ. 2000 หรือที่เรียกกันว่าปัญหา Y2K ที่คาดการณ์ว่าจะเกิดขึ้นกับคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อีกนานาชนิด ภายในเวลาอีกไม่ถึง 2 ปีข้างหน้านี้ เป็นที่โจทย์ขานกันมาก จนแทบจะไม่ต้องอธิบายคนก็รู้แล้วว่าปัญหานี้คือปัญหาที่จะเกิดขึ้นเพราะการจัดเก็บวันที่ในปี ค.ศ. เป็นเลขเพียง 2 หลัก ทำให้เมื่อถึงปี 2000 เลขปี 00 จะถูกตีความผิดว่าเป็นปี ค.ศ. 1900 แทนที่จะเป็นปี ค.ศ. 2000 ส่งผลให้ข้อมูลที่คำนวณจากวันที่ผิดพลาด ซึ่งทำให้ระบบซอฟต์แวร์และอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ ทำงานพลาด ซึ่งก่อความเสียหายได้ทั้งกับชีวิต สุขภาพ สิ่งแวดล้อม เศรษฐกิจ ธุรกิจ ฯลฯ

          หากคำนึงถึงความเสียหายที่จะเกิดขึ้นจากปัญหานี้ เราต้องรู้ตัวว่าประเทศไทย ไม่ได้ต่างจากการเข้าสู่ภาวะสงครามเลย แต่เป็นสงครามทางอิเล็กทรอนิกส์ สิ่งที่จะทำร้ายคน ทำให้คนเจ็บตัว จะเป็นเครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ รอบตัวเรา อาทิ เครื่องมือของแพทย์ที่มีปัญหา Y2K เครื่องคอมพิวเตอร์ในเครื่องบินที่มีปัญหา Y2K ฯลฯ สิ่งที่จะทำให้สูญเสียทรัพย์สิน ทำให้คนล้มละลาย ทำให้แบงค์ล้ม จะเป็นระบบซอฟต์แวร์ต่างๆ ที่บันทึกข้อมูลวันที่ผิดพลาดและคำนวณข้อมูลอื่นๆ จากวันที่ดังกล่าวผิดพลาด อาทิ เงินเดือน ระบบบัญชี ระบบของธนาคารต่างๆ ที่มีปัญหา Y2K หรือการที่เครื่องที่คุมการผลิตในโรงงานทำงานพลาดเพราะปัญหา Y2K สิ่งที่จะทำให้สิ่งแวดล้อมเสียหาย เป็นพิษ อาจเป็นเพราะระบบอัตโนมัติที่คุมเครื่องบำบัดน้ำเสียหยุดทำงาน โรงงานไฟฟ้าหยุดปั่นไฟ ฯลฯ

          ในสภาวะวิกฤตเศรษฐกิจนี้ ประเทศไทยโดยเฉพาะภาครัฐ มีเงินจำกัด มีคนจำกัด และมีเวลาจำกัด จนเราต้องยอมรับว่าไม่มีทางเลยที่จะแก้ปัญหานี้ได้ทัน

          ยังมีคนจำนวนมากด้วยซ้ำที่ยังไม่เชื่อว่าหน่วยงานของตนจะกระทบ จึงใช้เงิน เวลาและคนของตนไปในเรื่องอื่นๆ แทน หากเทียบกับสมัยอยุธยาแล้ว ช่วงนี้เสมือนว่าพม่าแทบจะล้อมกรุงได้แล้ว แต่คนในวังยังไม่ได้เดือดร้อน พึ่งเริ่มเกณฑ์คน แต่จัดทัพยังไม่เสร็จเป็นกระบวนเลย อาวุธก็มีบ้างนิดหน่อย

แล้วจะทำอย่างไร จะยอมแพ้? หรือจะสู้? สู้อย่างไร?

          นี่คือคำถามที่ศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ (เนคเทค) ควรหาคำตอบ แม้ว่าในทาง ปฎิบัติ ภาครัฐ เอกชน รัฐวิสาหกิจ ต้องร่วมมือกันดำเนินการแก้ปัญหา แต่ในเดือนเมษายน พ.ศ. 2541 คณะรัฐมนตรีได้มอบหมายให้เนคเทคช่วยประสานงานในการดำเนินการ ช่วยรวบรวมความรู้ในการแก้ปัญหา ช่วยให้รัฐเข้าใจปัญหา ช่วยวางกลยุทธ์ให้ภาครัฐดำเนินการ ช่วยให้คำปรึกษาทางเทคนิค และช่วยประเมินความพร้อมรับปัญหาปีค.ศ. 2000 ติดตามประเมินผลการแก้ไขปัญหาของภาครัฐ ที่ดำเนินการโดยการว่าจ้างเอกชน และสรุปสถานภาพโดยรวมเพื่อรายงานแก่คณะรัฐมนตรี

          บทความนี้ ผู้เขียน ขอเสนอแนะแนวทาง เตรียมรัฐให้ "พร้อมรบ พร้อมรับ" สถานการณ์ Y2K ในฐานะนักวิจัยในคณะทำงานวิจัยและพัฒนาเทคนิคเพื่อพร้อมรับสถานการณ์ปัญหา ในคณะทำงานประสานงานแก้ไขปัญหาปี ค.ศ. 2000 ของเนคเทค อนึ่ง แนวทางนี้ไม่ได้ตั้งเป้าให้กำจัดปัญหาปี ค.ศ. 2000ในภาครัฐ ให้หมดไปก่อน วันที่ 1 มกราคม พ.ศ. 2543 (เพราะเป็นไปไม่ได้) แต่เป็นแนวทางป้องกัน รวมกลยุทธ์ที่ช่วยรัฐประหยัดเวลา เงิน กำลังคนและลดความเสี่ยงในการรบกับปัญหานี้ ซึ่งบางส่วนจะช่วยได้จากการวางนโยบาย บางส่วนช่วยได้จากการรวบรวมข้อมูลให้ล่วงหน้า และบางส่วนช่วยได้จากระบบบริการอัตโนมัติผ่าน World Wide Web ของเนคเทค

เป้าหมาย : Y2K Ready

          เป้าหมายคือการช่วยให้รัฐพร้อมพอจะนำชาติรอดจากสถานการณ์ปัญหา ("Y2K Ready") จากระบบต่างๆ ของรัฐ ระบบ (system) ในที่นี้รวมทั้งคอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์ เครื่องมืออุปกรณ์ต่างๆ ซึ่งมีระบบซ่อนอยู่ (embedded system)

          เป้านี้ต่างจากเป้าที่ทำให้ทุกระบบปลอดปัญหาหรือ "Y2K Compliance" ถ้าจะให้ปลอดปัญหา ต้องพิสูจน์ได้ว่าระบบต้องไม่ทำงานผิดพลาดเลยไม่ว่าจะกับวันที่ไหน กับงานทุกอย่างที่ระบบทำ ซึ่งพิสูจน์ยากมาก แต่เป้า Y2K Ready ของรัฐเป็นการเตรียมให้

• มีความเชื่อมั่นสูงว่าระบบสำคัญๆ ที่แก้ไขไป จะยังทำงานต่อไปได้ ในศตวรรษหน้า
• รู้ว่าระบบสำคัญต่างๆ ยังมีแนวโน้มว่าจะล่มในสภาวะใด และมีแผนฉุกเฉินที่ให้งานยังเดินต่อได้ในสภาวะนั้น
• รู้ว่าหากระบบล่มอย่างคาดไม่ถึง จะต้องทำอย่างไร

ขั้นตอนหลักในการแก้ปัญหา Y2K

โดยทั่วไปแล้ว การแก้ปัญหา มี 8 ขั้นตอนหลักได้แก่

1. รับรู้ (Awareness) ว่าปัญหานี้คืออะไร
2. เข้าใจ (Understanding) ถึงความเสี่ยงของปัญหานี้ กับความอยู่รอดขององค์กรและประเทศ
3. กะปริมาณงาน (Scoping) เพื่อของบประมาณมาเริ่มดำเนินการได้
4. ประเมินปัญหา (Assessment) ทำรายการของทุกระบบทุกสิ่งทุกอย่างที่อาจถูกกระทบด้วยปัญหา รวมทั้งระบบคอมพิวเตอร์ เครือข่าย ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ อุปกรณ์ที่อิงกับวันที่ต่างๆ รวมถึง spreadsheet ซึ่งมีการระบุวันที่และคำนวณจากวันที่ด้วย และทดสอบเบื้องต้นว่าระบบใดมีปัญหา
5. วางแผน (Planning) ตัดสินใจว่าจะแก้ไข พัฒนาหรือจัดซื้อใหม่มาแทนที่ หรือเลิกใช้ระบบ ต้องลำดับความสำคัญของระบบ จากผลกระทบของระบบ จากวันที่รู้ว่าผลเสียจากปัญหา Y2K จะปรากฎ และจากเวลาที่ต้องใช้ในการแก้ไข
6. ปรับปรุงระบบ (Conversion) ดำเนินงานเพื่อแก้ปัญหา Y2K ตามแผน
7. ทดสอบระบบ (Testing) การทดสอบสามารถใช้ 50%-70% ของทั้งคน เวลาและงบที่ต้องใช้ในการแก้ปัญหา Y2K เป็นช่วงที่สำคัญที่สุด
8. นำระบบที่แก้แล้วมาใช้งานจริง (Implementation) อบรมคนให้ใช้ระบบใหม่เป็น แนวทางการพร้อมรบ พร้อมรับปัญหา Y2K ของภาครัฐของไทย

แนวทางการพร้อมรบ พร้อมรับปัญหา Y2K ของภาครัฐของไทย

          ขั้นตอนที่กล่าวมาแล้วนี้ เป็นมุมมองกว้างๆการที่รัฐจะดำเนินการแก้ปัญหา Y2K แม้ว่าจะมีเอกสารให้อ้างอิงได้ว่าทั้ง 8 ขั้นตอนนี้ดีแล้ว จะให้รับเลยว่าเหมาะกับภาครัฐของไทย แล้วทำตามไปเลยไม่ได้ พระพุทธเจ้าทรงสอนไว้ในกาลามสูตร ว่าการจะเชื่ออะไร อย่าเชื่อง่ายๆ จะเชื่อได้ต่อเมื่อ มีการศึกษา ปฏิบัติ และวัดผล ดังนั้นในกรอบกิจกรรมของภาครัฐนี้ จะเสนอให้แยกเป็น 3 ช่วงหลัก ได้แก่

ช่วงที่หนึ่ง :

ทำความเข้าใจ เตรียมพร้อมดำเนินการ (รวมขั้นตอน 1, 2, และ-3)

ช่วงที่สอง :

ประเมินสภาพการณ์ (รวมขั้นตอน 4 และ 7)

ช่วงที่สาม :

วางแผนและ แก้หรือพร้อมรับปัญหา (รวมขั้นตอน 5, 6, 7 และ 8)

          กิจกรรมในแต่ละช่วงจะแยกเป็น 3 ด้านคือศึกษา ปฏิบัติ และวัดผล หากปฏิบัติแล้วได้ผลดี จึงเชื่อ หากไม่ได้ผลก็ต้องลองกลยุทธ์อื่นๆ

          และเนื่องจากวิธีดำเนินกิจกรรมจะต่างกันไปตามลักษณะของระบบ การระบุกิจกรรมจึงตามลักษณะระบบ 3 แบบ ได้แก่ระบบเฉพาะกิจ ระบบที่หน่วยงานรัฐใช้ทั่วไป และระบบคอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์ และอุปกรณ์สำนักงานต่างๆ ที่จัดซื้อได้ทั่วไป

          ตัวอย่างระบบเฉพาะกิจ ได้แก่ระบบทำบัตรประจำตัวประชาชนของสำนักงานทะเบียนราษฎร์ กรมการปกครอง ระบบที่ซ่อนอยู่ในเครื่องปั่นไฟในโรงงานต่างๆ

          ส่วนตัวอย่างระบบที่หน่วยงานรัฐใช้ทั่วไป ได้แก่ระบบบุคลากร ระบบพัสดุ ระบบบัญชี และระบบงบประมาณ ส่วนตัวอย่างคอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์ และอุปกรณ์สำนักงาน ได้แก่เครื่อง PC โปรแกรม MS Office เครื่องส่งโทรสาร เครื่องโมเด็ม ฯลฯ

          ในแต่ละช่วงที่จะบรรยายถึงนี้ จะเสนอกลยุทธ์แนวทางที่อาจช่วยภาครัฐ หรืองานที่เนคเทคทำไปแล้วเพื่อช่วยภาครัฐเตรียมรบ เตรียมรับสถานการณ์ปี ค.ศ. 2000 โดยจะเน้นงานในคณะทำงานวิจัยและพัฒนาเทคนิคการพร้อมรับปัญหาปี ค.ศ. 2000

ช่วงที่หนึ่ง: ทำความเข้าใจ เตรียมพร้อมดำเนินการ

กิจกรรมที่รัฐควรดำเนินการ

          1. ศึกษา ตื่นตัวรับรู้ว่าปัญหา Y2K คืออะไร และรู้ว่าสามารถเกิดขึ้นได้ทั้งในคอมพิวเตอร์ และซอฟต์แวร์ ฐานข้อมูล และในเครื่องใช้ในสำนักงานอื่นๆ ที่ไม่ใช่คอมพิวเตอร์ (embedded system) อาทิ เครื่องรูดบัตรพนักงาน เครื่องโทรสาร เครื่องโทรศัพท์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องพิมพ์ (printer)

          ผู้บริหารควรเข้าใจถึงผลกระทบ หากระบบหยุดทำงาน หรือทำงานพลาด และเข้าใจข้อจำกัดของหน่วยงานในการแก้ปัญหานี้

          2. ปฏิบัติ ผู้บริหารควรจะมอบผู้รับผิดชอบในการดำเนินการแก้ปัญหานี้ โดยในเบื้องต้นมีหน้าที่กะขอบเขตของงาน และดำเนินการของบ ขอคน เพื่อมาแก้ปัญหาให้ทัน

          3. วัดผล ตัวชี้ว่ารัฐเข้าใจปัญหาเพียงใด จะดูได้จากเวลาที่เหลือให้แก้ปัญหา งบที่ขอ กำลังคนที่ขอ และรายชื่อผู้ที่รับผิดชอบ

สถานภาพและปัญหา

          หากใช้เวลาที่เหลือให้ดำเนินการเป็นตัวชี้ จะพบว่ารัฐพึ่งเริ่มเข้าใจปัญหา เพราะมีหน่วยงานของรัฐที่เตรียมการล่วงหน้าก่อนมติครม. นี้เพียงไม่กี่แห่ง อาทิ กระทรวงมหาดไทย การไฟฟ้านครหลวง การปิโตรเลี่ยมแห่งประเทศไทย

          หากใช้งบประมาณที่กระทรวงต่างๆ ขอเป็นตัวชี้ จะพบว่าของบน้อยมาก การประเมินจากแบบสอบถามของเนคเทค พบว่างบของ 13 กระทรวงที่ตอบมาแล้ว รวมยอดแล้วยังน้อยกว่างบแก้ปัญหา Y2K ของธนาคารขนาดกลางของไทยแห่งเดียว ดังนี้จึงน่าสงสัยมากว่า

          หากใช้ชื่อผู้รับผิดชอบเป็นตัวชี้ จะพบทางคณะรัฐมนตรีได้เริ่มให้ความสำคัญกับปัญหานี้แล้ว เพราะในวันที่ 28 เมษายน 2541 ได้มีมติให้แต่ละกระทรวงแต่งตั้งคณะกรรมการในระดับกระทรวง เพื่อประเมินและแก้ไขปัญหานี้ แต่ในระดับกระทรวง อาจกำลังเกิดความไม่นอนขึ้นเพราะมติครม. เดือนมิถุนายน 2541 ได้รัฐแต่งตั้งผู้บริหารสารสนเทศระดับสูง (Chief Information Officer -- CIO) ที่ควรดูและเรื่องไอทีของกระทรวง และกรม ซึ่งน่าจะครอบคลุมถึงการแก้ปัญหา Y2K นี้ แต่ในทางปฎิบัติอาจไม่ใช่เช่นนั้น

ข้อเสนอระดับกลยุทธ์

          ในระดับนโยบาย แนวทางหลักของคณะทำงานวิจัยและพัฒนาเทคนิคเพื่อพร้อมรับสถานการณ์ปัญหา คือการวางกลยุทธ์ที่ช่วยให้เอาชนะอุปสรรคปัญหาต่างๆ ที่ภาครัฐของไทยประสบจริง สำหรับสถานภาพปัญหาในปัจจุบันของช่วงที่หนึ่งนี้ ขอเสนอกลยุทธดังต่อไปนี้

1. กลยุทธ์เพื่อจูงใจให้ผู้บริหารและข้าราชการเข้าใจ รู้ซึ้งถึงความเร่งด่วนของปัญหา

• จี้จุดให้คนของรัฐเข้าใจว่าผลกระทบของปัญหานี้ ทำร้ายตนเองอย่างไร ตัวอย่างเช่น ทำให้ผู้บริหารทราบว่าตนอาจต้องรับแต่ความผิด หลุดจากตำแหน่งในวันหน้า เพราะถูกประชาชนเดือดร้อนจากระบบที่อยู่ในความรับผิดชอบ ฟ้องร้องเรียกค่าเสียหาย หรือทำให้ข้าราชการเห็นว่าตนจะกระทบอย่างไร เช่นไม่ได้เงินบำนาญ เงินสวัสดิการ หากระบบซอฟต์แวร์คำนวณอายุราชการผิดพลาด ฯลฯ
• ขีดเส้นตายสำหรับกิจกรรมต่างๆ (มี Milestone และ deadline) อย่างน้อยควรจะขีดเส้นตายสำหรับทั้งสามช่วงนี้ และกำกับด้วยผลประโยชน์ที่หน่วยงานจะสูญเสียไปหากไม่ดำเนินการทันวันที่กำหนด
  
  สมมติว่ามีการขีดเส้นตายว่าหน่วยงานที่เพิกเฉยไม่ประเมินปัญหา Y2K และไม่รายงานผลภายในวันที่กำหนด จะถูกตัดงบประมาณด้านไอที เพื่อนำไปให้หน่วยงานที่ประเมินปัญหาแล้วแต่มีงบไม่พอแก้ปัญหา มีโอกาสสูงว่าทุกหน่วยงานจะประเมินและรายงานผลตามกำหนดดังกล่าว การประเมินและรายงานผล จะรวดเร็วขึ้นมาก

2. กลยุทธ์เพื่อให้มีผู้รับผิดชอบชัดเจน

          รัฐควรมีการพิจารณารวมทีม อาทิให้ CIO ของแต่ละกระทรวง เป็นประธานกรรมการแก้ปัญหา Y2K หรือให้ CIO กำกับดูแลคณะกรรมการนี้อีกทอดหนึ่ง มิฉะนั้นอาจมีการดำเนินงานซ้ำซ้อน หรือมีการดึงปัจจัยที่ต้องใช้แก้ปัญหานี้ ไปใช้ในทิศทางนานาแบบ ทำให้แต่ละกระทรวงยิ่งมีคนไม่พอ มีเงินไม่พอ และมีเวลาไม่พอหนักขึ้น

เทคนิคเพื่อพร้อมรับสถานการณ์ปัญหา

          กลยุทธ์เพื่อจูงใจให้ผู้บริหารและข้าราชการเข้าใจ รู้ซึ้งถึงความเร่งด่วนของปัญหา จะไม่ได้ผลจริงหากผู้บริหารต้องการรีบแก้ใหัได้ทันวันขีดเส้นตายแล้ว แต่ไม่รู้ว่าจะต้องทำอะไรบ้าง รู้แต่วิธีทั่วไปที่ไม่ลงลึกกับงานเฉพาะด้านของหน่วยงานของตน และขาดเวลาที่จะไปค้นหาคำตอบ

          ในการนี้ เทคนิคหลักที่คณะทำงานวิจัยและพัฒนาเทคนิคเพื่อพร้อมรับสถานการณ์ปัญหา คือการจัดทำบริการอัตโนมัติต่างๆ ผ่าน web เพื่อให้การใช้แรงงานของคนในทีมทำครั้งเดียว แต่ลดการทำซ้ำหลายร้อยครั้งของภาครัฐได้ ทำให้รัฐประหยัดเวลา คน และงบที่ต้องใช้ได้ ซึ่งทีมงานอื่นๆ ในเนคเทคอาจนำไปใช้ เพื่อให้ช่วยประสานงานกับหน่วยงานของรัฐโดยตรงต่อไป

          บริการจากคณะทำงานนี้ ปรากฎอยู่ที่ http://www.nectec.or.th/services บริการสำหรับช่วงที่หนึ่งนี้ ได้แก่ บริการรวมแหล่งข้อมูล (Web Sites) ที่ตอบคำถามที่มีคนถามบ่อย (Frequently asked jQuestion)

ช่วงที่สอง: ประเมินสภาพการณ์และวางแผน

กิจกรรมที่รัฐควรดำเนินการ

          1. ศึกษา กิจกรรมในส่วนนี้รวมถึงการจัดทำรายการสิ่งที่ต้องประเมินปัญหา (Inventory) ศึกษาวิธีการประเมินระบบหรืออุปกรณ์ต่างๆ (test procedure) และการรู้ข้อจำกัดของหน่วยงานของรัฐเองว่ามีเงิน เวลา และงบพอสำหรับวิธีใด

          2. ปฏิบัติ กิจกรรมในส่วนนี้เป็นการประเมินว่าปัญหามีอยู่ที่ไหน รุนแรงเพียงใด ค่าแก้แพงเพียงใดและจะหาทางแก้ได้อย่างไร

          3. วัดผล กิจกรรมในส่วนนี้ต้องชี้ให้ชัดว่ารัฐประเมินปัญหาอย่างรอบคอบ น่าเชื่อถือเพียงใด ควรพิจารณาจากชุดกรณีทดสอบ (Test Data Set) ที่ใช้ในการประเมิน ว่าครอบคลุมการทดสอบวันที่กี่แบบ การทำงานของระบบด้านใดบ้าง

สถานภาพและปัญหา

          ตัวชี้ที่ผู้เขียนเสนอไว้นี้ ปัจจุบันยังไม่มีข้อมูลว่าแต่ละหน่วยงานของรัฐใช้กรณีทดสอบใดบ้าง จึงวัดผลไม่ได้ว่าครอบคลุมไหม แต่ผลการตอบแบบสอบถามเบื้องต้น พบว่าบางกระทรวงระบุว่าระบบซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่ของตนไม่มีปัญหา Y2K ซึ่งสร้างความน่าสงสัยมากว่าการทดสอบ ทดสอบอะไรไปบ้างก่อนสรุปได้เช่นนั้น ทั้งที่หน่วยงานอาจยังไม่ได้งบมาดำเนินการเลย หากพบว่ากระทรวงทดสอบเพียงวันที่ 1 มกราคม ค.ศ. 2000 หรือวันที่อื่นๆ เพียง 2-3 วันที่ แล้วสรุปว่าไม่มีปัญหา ข้อสรุปดังกล่าวจะเชื่อไม่ได้ หากเชื่อทั้งๆ ที่ไม่จริง อาจจะส่งผลร้ายเพราะผู้ใช้จะประมาท นอกจากจะไม่แก้ปัญหาแล้วจะยังไม่เตรียมวางแผนฉุกเฉินเพื่อรับสถานการณ์

          กรณีที่ข้อมูลในระบบกำลังถูกปัญหานี้บิดเบือนไปเรื่อยๆ แต่ผู้บริหารยังใช้ข้อมูลจากระบบนี้ไปวางนโยบาย ดำเนินการไปผิดทิศทาง อาจส่งผลเสียหายต่อประเทศอาจสูงจนประเมินไม่ได้

          ปัญหาที่มีความเสี่ยงสูงอีกประการหนึ่ง คือการแล้ว เครื่องหรือระบบเลยเลิกทำงานไปเลย อาทิ ไปทดสอบเปลี่ยนวันที่เครื่องรูดบัตรพนักงาน ให้เป็นวันที่ในปี 2000 แล้วเครื่องเลยหยุดทำงาน หรือไปทดลองซอฟต์แวร์ที่ใช้ตรวจ BIOS ในเครื่อง ใช้ตรวจเสร็จ การทำงานของเครื่องก็รวนตาม อาทิ ไม่อาจแก้วันที่ย้อนกลับจากปี 2000 มาเป็นปีปัจจุบันได้ เพราะบางซอฟต์แวร์ในเครื่องนั้นมีระบบป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ยืดระยะเวลาที่ได้รับอนุญาตให้ใช้ซอฟต์แวร์ ดังนั้นระบบดังกล่าวจะป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ปรับวันที่ถอยหลัง ฯลฯ

          นอกจากนี้การประเมินของรัฐ ยังประสบข้อจำกัดในเรื่องคนและเวลาที่ไม่มีพอจะทดสอบคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องและซอฟต์แวร์ทุกระบบ การทุ่มเวลาเตรียมประเมินทุกเครื่อง รวมแล้วจะใช้เวลานานมาก อาจทำให้รัฐไม่มีเวลาพอไปทดสอบระบบเฉพาะกิจที่สำคัญๆ

ข้อเสนอระดับกลยุทธ์

1. กลยุทธ์ในการประเมินระบบที่รัฐใช้ทั่วไป เมื่อเวลา งบ และคนไม่พอ

          รัฐควรรู้ว่ามี คนของรัฐเองสามารถประเมินปัญหาเบื้องต้นได้โดยไม่ต้องทดสอบอุปกรณ์ คอมพิวเตอร์หรือซอฟต์แวร์หลายอย่างที่หน่วยงานระบบโดยตรง โดยดำเนินการดังต่อไปนี้

• ประเมินจากการทำทะเบียนที่อยู่ข้อมูลวันที่ กล่าวคือ รวบรวมว่าในกระทรวง มีฐานข้อมูล และไฟล์ใดบ้าง ที่บันทึกวันที่และปี และบันทึกในลักษณะใด ในกรณีที่ฐานข้อมูลหรือไฟล์ใดเก็บปีเป็นเลขสองหลัก รัฐสามารถระบุได้ว่าระบบใดก็ตามที่ใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูลดังกล่าวมีสิทธิมีปัญหา Y2K ทั้งสิ้น
• ประเมินจากข้อกำหนดของระบบ เพื่อให้ทราบว่าเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่างๆ อันไหนอาจมีปัญหา สามารถสอบถามได้จากผู้ผลิต ถ้าผู้ผลิตแจ้งว่ามีปัญหาจริง รัฐจะได้ไม่ต้องเสี่ยงทดสอบให้เครื่องพัง ในทางตรงกันข้าม ถ้าผู้ผลิตแจ้งว่าไม่มีปัญหา อย่าเพิ่งเชื่อ ควรทดสอบจริงให้แน่ใจ

2. กลยุทธ์เพื่อให้การประเมินครอบคลุม น่าเชื่อถือ

• ควรมีชุดกรณีทดสอบ (minimum test data set) สำหรับระบบซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ และอุปกรณ์แต่ละแบบที่รัฐมีใช้คล้ายๆ กัน อาทิ สำหรับระบบบุคลากร สำหรับเครื่อง PC สำหรับเครื่องพิมพ์ (printer) เครื่องโทรสาร ฯลฯ ตารางที่ 3 แสดงตัวอย่างกรณีทดสอบตัวสำหรับระบบที่คำนวณวันจันทร์ วันอังคาร จากวันที่ ที่ระบุปีเป็น พ.ศ.

3. กลยุทธเพื่อลดความเสี่ยงในการทดสอบฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์

• ในกรณีฮาร์ดแวร์ การป้องกันไม่ให้ประเมินแล้วเครื่องเลยเสียไปเลยวิธีหนึ่งคือการสำรองข้อมูล (backup) ทุกอย่างในเครื่องก่อนดำเนินการทดสอบ และพิมพ์ข้อมูลที่สำคัญไว้บนกระดาษ
• ในกรณีซอฟต์แวร์ การป้องกันทำได้โดยการโอนซอฟต์แวร์จากเครื่องที่ใช้ปฎิบัติงานอยู่ มาทดสอบบนอีกเครื่องหนึ่ง โดยจำลองสภาพแวดล้อมมาทดสอบ ถ้ารัฐใช้แนวทางนี้กับระบบที่สำคัญๆ ที่ต้องป้องกันไม่ให้สร้างความเสียหายสูงแก่เศรษฐกิจ สิ่งแวดล้อม และประชาชน จะคุ้มมาก