ความสำคัญของการทำแผนฉุกเฉิน

         จะเห็นได้ว่าเวลาที่เหลืออยู่ตั้งแต่บัดนี้จนถึงวันที่ 1 มกราคม ปี ค.ศ. 2000 นั้นไม่เพียงพอสำหรับประเทศที่จะดำเนินการแก้ไขปัญหาวายทูเคได้ทั้งหมด ฉะนั้นนอกเหนือจากการทุ่มเทความพยายามอย่างต่อเนื่องในการดำเนินตามแผนแก้ไขปัญหา Y2K แล้วในขณะนี้ยังมีความจำเป็นอย่างมากที่จะต้องมุ่งความสนใจไปที่การจัดทำแผนรองรับเหตุฉุกเฉิน (Contingency Plan) ที่เหมาะสม เพื่อให้มั่นใจได้ว่าเมื่อถึงปี ค.ศ. 2000 แล้ว การดำเนินธุรกิจและการให้บริการที่สำคัญยิ่งยวดจะยังสามารถต่อไปได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งชุมชนจะต้องมีการเตรียมรับต่อเหตุการณ์เลวร้ายอันอาจจะเกิดจากปัญหา Y2K การมีแผนรองรับเหตุฉุกเฉินไว้ล่วงหน้าจะทำให้ประชาชนเกิดความมั่นใจยิ่งขึ้นว่าเหตุการณ์เลวร้ายที่อาจจะเกิดขึ้นในปี 2000 จะอยู่ภายใต้การควบคุมดูแลอย่างดี ซึ่งเป็นการป้องกันความตื่นตระหนก ความกังวล และความกลัวต่อเหตุการณ์ดังกล่าวของประชาชน

แนวคิดในการจัดทำแผนสำรองฉุกเฉิน

         ปัญหาคอมพิวเตอร์และระบบอัตโนมัติที่คาดว่าจะเกิดใน ปี ค.ศ. 2000 นั้น อาจกล่าวได้ว่าเป็นปัญหาที่สร้างความยุ่งยากแก่มนุษย์มากที่สุดนับตั้งแต่เริ่มยุคประวัติศาสตร์มาก็ว่าได้ ทุกวันนี้คนจำนวนหลายล้านคนทั่วโลกต้องถูกดึงเข้ามาเกี่ยวข้องกับปัญหานี้โดยไม่ได้คาดคิดและเตรียมตัวมาก่อนแต่ที่สำคัญก็คือการจัดการกับปัญหานี้เป็นเรื่องที่เราไม่คุ้นเคยมาก่อน และจนถึงทุกวันนี้ก็ไม่มีใครที่สามารถบอกได้แน่ชัดว่าตนเองมีความสามารถหรือเทคนิคที่จะแก้ปัญหานี้ได้จริงๆ

         ที่เป็นเช่นนี้ก็เพราะปัญหาที่เรียกว่า Y2K นี้เกี่ยวข้องกับความก้าวหน้าทางด้านคอมพิวเตอร์และเครื่องมือเครื่องจักรอัตโนมัติทั้งหลายเกี่ยวข้องกับการใช้คอมพิวเตอร์ทำงานแทนมนุษย์ในด้านต่างๆ นับตั้งแต่การคิดเลขง่ายๆ ไปจนถึงการควบคุมโรงงานไฟฟ้านิวเคลียร์ ดังนั้นปัญหา Y2K จึงอาจจะเกิดกับการประยุกต์คอมพิวเตอร์ เกิดกับการใช้เครื่องมือเครื่องใช้ต่างๆ ทั้งในบ้าน สำนักงาน โรงพยาบาล มหาวิทยาลัย โรงงานอุตสาหกรรม บนเครื่องบิน ในยานอวกาศ ในเรือดำน้ำ ฯลฯ รายการของงานประยุกต์และสิ่งที่อาจจะเกิดปัญหา Y2K ได้นั้นมียืดยาวจนไม่มีใครสามารถเขียนได้หมดสิ้น

         ทุกวันนี้องค์การสหประชาชาติ รัฐบาล บริษัทห้างร้าน ตลอดจนผู้เชี่ยวชาญและคนทั่วไปที่สนใจใช้คอมพิวเตอร์ต่างก็ตระหนักว่าปัญหา Y2K นี้เป็นปัญหาจริงไม่ใช่เรื่องที่กุขึ้นมาเล่นๆ เพียงแต่ไม่ทราบว่าผลที่จะเกิดขึ้นจะหนักหนาสาหัสแค่ไหนเท่านั้น เมื่อตระหนักแล้วผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหลายต่างก็พยายามหาทางแก้ไขปัญหา Y2K ในงานประยุกต์และในอุปกรณ์ต่างๆ เท่าที่จะคิดออกหรือตรวจพบได้ ขณะนี้คาดว่าการตรวจสอบแก้ไขก็คงจะทำกันไปมากแล้ว อย่างเช่นในประเทศไทยเราเองการแก้ไขที่ทางคณะกรรมการประสานงาน Y2K ระดับชาติได้พยายามผลักดันชี้แนะมานานแล้วนั้น ขณะนี้ก็มีความก้าวหน้าไปมากทีเดียว อย่างไรก็ตามถึงแม้ว่าการแก้ไขจะสำเร็จลุล่วงได้ตามแผน (เฉพาะระบบหลักที่มีความสำคัญมากๆ) แต่เราก็ยังไม่สามารถคลายใจได้ว่าเราจะไม่ประสบผลกระทบจากปัญหา Y2K เลย

         นักแก้ปัญหา Y2K เห็นว่าการแก้ปัญหาจนถึงขั้นการทดสอบอย่างจริงจังได้เสร็จสิ้นด้วยดีนั้นเป็นเรื่องจำเป็น แต่ยังไม่พอเพียงเพราะถึงแม้ว่าระบบของเราจะปลอดภัยจากปัญหา Y2K แล้ว แต่เราก็อาจจะประสบปัญหาจากภายนอก จากพันธมิตรจากคู่ค้า หรือจากระบบอื่นๆ ภายในหน่วยงานของเราเองโดยไม่คิดไม่ฝันมาก่อนได้เหมือนกัน

         ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่หน่วยงานทั้งหลายจะต้องรีบเร่งจัดทำแผนสำรองฉุกเฉิน หรือ  Contingency Plan โดยด่วน นอกจากนั้นแผนที่จัดทำขึ้นนี้ก็จะต้องคิดกันอย่างรอบคอบ และคำนึงถึงเรื่องต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับปัญหา Y2K ให้ครอบคลุมมากที่สุด

การจัดทำแผนจากกระบวนการเทียบกับปัญหา

         แผนสำรองฉุกเฉินที่จะกล่าวถึงในที่นี้ไม่ใช่เป็นเพียงแผนสำหรับแก้ปัญหาเมื่อเกิดวิกฤติขึ้นแล้วเท่านั้น แต่เป็นแผนสำหรับดำเนินการในยามที่เกิดวิกฤติ คือเมื่ออุปกรณ์เครื่องมือและเครื่องอำนวยความสะดวกต่างๆ เสียหายใช้การไม่ได้เหมือนปกติ เป็นแผนที่พยายามทำให้การทำงานไม่หยุดชะงัก แต่อาจจะมีสมรรถนะลดต่ำลงกว่ายามปกติ เช่น การทำงานอาจจะช้าลงกว่าเดิมบ้าง ผู้ขอรับบริการอาจจะต้องเสียเวลากลับมาติดต่อหลายครั้งมากขึ้น หรือการทำงานใช้อุปกรณ์แบบเดิมเช่นเครื่องพิมพ์ดีดแทนเครื่องพีซี สำหรับการแก้ปัญหาเมื่อเกิดวิกฤตินั้นก็ยังจะต้องดำเนินไปด้วยพร้อมกัน เช่น หากคอมพิวเตอร์เสียหายก็จะต้องแก้ไขคอมพิวเตอร์ หรือหากโปรแกรมใช้งานไม่ได้ก็จะต้องแก้โปรแกรม หรือจัดหาโปรแกรมมาใช้ใหม่

         เป้าหมายของการจัดทำแผนสำรองฉุกเฉินก็คือให้แน่ใจว่าหน่วยงานยังสามารถทำงานต่อไปได้ หรือที่เรียกว่ายังคงมี Business Continuity

         แผนสำรองฉุกเฉินในกรณีของปัญหา Y2K นั้นเป็นแผนที่ไม่เคยมีใครคาดคิดมาก่อนว่าจะทำอย่างไร และจะต้องระบุอะไรในแผนนี้บ้าง แต่เมื่อถึงขณะนี้เราจะรอช้าไม่ได้แล้วไม่ว่าปัญหา Y2Kจะเกิดขึ้นจริงหรือไม่ และจะร้ายแรงหรือไม่ เราจะต้องคำนึงถึงแผนสำรองฉุกเฉินนี้อย่างจริงจัง

การจัดทำแผนสำรองฉุกเฉินโดยทั่วไปมีอยู่สองแนวคิดด้วยกัน คือ

1. จัดทำแผนสำรองฉุกเฉินโดยคาดการณ์ว่าหน่วยงานจะประสบปัญหาอะไรบ้าง เช่น จากการขาดแคลนไฟฟ้า น้ำประปา หรือประสบปัญหาการสื่อสารโทรคมนาคม ใช้การไม่ได้ เมื่อคาดการณ์ปัญหาหลักๆ ได้แล้วก็นำมาพิจารณาว่าปัญหาเหล่านี้จะทำให้เกิดความยุ่งยากกับหน่วยงานได้อย่างไร จากนั้นก็หาแนวทางที่จะทำให้หน่วยงานทำงานต่อไปได้ภายใต้ความยุ่งยากเช่นนั้น ยกตัวอย่าง เช่น การจัดให้มีระบบไฟฟ้าสำรองพร้อมแบตเตอรีในสถานที่ที่จำเป็น หรือการมีระบบเครื่องกำเนิดไฟฟ้าสำรองสำหรับห้องผ่าตัดในโรงพยาบาล

2. พิจารณาทั้งหน่วยงานว่ามีกระบวนการทำงานสำคัญๆ อย่างไรบ้าง แต่ละกระบวนการมีขั้นตอนอะไรบ้าง ขั้นตอนเหล่านี้ใช้อุปกรณ์อะไรบ้าง จะเกิดอะไรขึ้นกับกระบวนการเหล่านี้หากอุปกรณ์เหล่านั้นเกิดปัญหา Y2K และเราจะมีวิธีอื่นใดที่จะทำให้ขั้นตอนเหล่านี้ยังคงดำเนินต่อไปได้บ้าง ยกตัวอย่างเช่น ในการประกอบกิจการธนาคาร นั้น การฝากถอนเงินเป็นกระบวนการที่สำคัญมาก ปัจจุบันนี้ธนาคารทุกแห่งเก็บรายละเอียดข้อมูลบัญชีลูกค้าเอาไว้ที่ศูนย์คอมพิวเตอร์ที่ส่วนกลาง ลูกค้าสามารถไปถอนเงินที่สาขาธนาคารทุกแห่งได้ เพราะมีระบบคอมพิวเตอร์ ตรวจสอบกับคอมพิวเตอร์กลาง ในกรณีที่คอมพิวเตอร์กลางเสียหาย หรือระบบโทรคมนาคมเสียหายใช้การไม่ได้ ธนาคารก็ยังอาจให้บริการลูกค้าต่อไปได้ แต่ลูกค้าจะต้องไปถอนเงิน ณ สาขาที่ตนเปิดบัญชีไว้ เพราะธนาคารได้เตรียมเก็บข้อมูลของลูกค้าเอาไว้ในคอมพิวเตอร์ ณ สาขาที่เปิดบัญชีเอาไว้แล้ว